3.3.1. Баримт бичгийг бүртгэх гэдэг нь тэдгээрийг бүртгэл-хяналтын хэлбэр /бүртгэлийн журнал, бүртгэл-хяналтын карт, өгөгдлийн сан/-т оруулж, тэмдэглэл хийх ажилбар болно.
3.3.2. Судалж шийдвэрлэх, хариу өгөх болон мэдээлэл-лавлагаанд шаардлагатай бүх баримт бичгийг заавал бүртгэнэ. Бичиг хэрэгт бүртгээгүй баримт бичгийг хүлээн авч, шийдвэрлэхийг хориглоно.
3.3.3. Ирсэн бичгийг бүртгэх болон бүртгэлгүй шилжүүлэх гэж ангилна. Бичиг хэргийн ажилтан бүртгэлгүй шилжүүлэх баримт бичгийн жагсаалтыг 7 дугаар хавсралтад үзүүлсний дагуу гаргаж, мөрдөнө.
3.3.4. Ирсэн баримт бичгийг хүлээн авч зөв хаягласан, бүрдэл бүрэн эсэхийг шалгаж, 8 дугаар хавсралтын дагуу ирсэн баримт бичгийн бүртгэлд бүртгэнэ. Ирсэн баримт бичгийн бүртгэлийн 8 дугаар баганад зөвхөн хариутай бичигт хөтлөх бүртгэл-хяналтын карт /9 дугаар хавсралт/-ын дугаарыг оны эхнээс бичнэ.
3.3.5. Байгууллагад ирсэн бичгийг тухайн өдөр нь, дотооддоо үүссэн баримт бичгийг гарын үсэг зурж, батлагдсан өдөр нь зөвхөн 1 удаа бүртгэнэ. 27 3.3.6.Иргэдийн өргөдөл, гомдлыг 10 дугаар хавсралтад заасны дагуу бүртгэж, асуудлыг шийдвэрлэх ажилтанд шилжүүлнэ.
___________________________
*-Программ, техник хангамжийн нөхцөл бүрдсэн тохиолдолд ирсэн бичгийг скайнердан цахим бүртгэлийн картанд файлыг хавсарган холбогдох албан тушаалтанд шилжүүлж болно.
3.3.7. Баримт бичгийг тэдгээрийн нэр төрөл, агуулга, харилцагчийн шинжээр нь бүлэглэн, тус тусад нь бүртгэж болно. Жишээлбэл, төрийн захиргааны удирдах дээд байгууллагаас ирсэн бичиг, тогтоол, шийдвэр, үндсэн үйл ажиллагааны болон боловсон хүчний холбогдолтой тушаал, харилцсан бичиг, иргэдийн өргөдөл, санал гомдол, гэрээ, акт зэргийг тус тусад нь дугаар өгч, бүртгэнэ.
3.3.8. Байгууллагад ирсэн баримт бичгийн сүүлийн хуудасны арын зүүн доод өнцөгт бүртгэлийн тэмдэг дарж, 11 дүгээр хавсралтад үзүүлсний дагуу бүртгэнэ. Байгууллагын нэр дээр ирсэн цахилгаан утас, факсыг албан бичиг, захидалтай хамт бүртгэнэ.
3.3.9. Ирсэн бичигт оны эхнээс тодорхой дугаар өгнө. Баримт бичгийн дугаарт удирдлагаас танилцаж, цохолт хийсний дараа хариуцан шийдвэрлэх хэлтэс, нэгжийн кодыг нэмж бичиж болно. Жишээ нь:
№185/05*-Үүнд:
-185-баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар
-05-хэлтэс, нэгжийн код буюу индекс
3.3.10. Бичиг хэрэгт бүртгэсэн баримт бичгийг ирсэн өдөрт нь удирдлагад танилцуулна. Удирдлага хариутай бичигт өдөрт нь багтаан цохолт хийж, бичиг хэрэгт буцаана.Бичиг хэргийн ажилтан удирдлагын заалтыг үндэслэн хариуцан шийдвэрлэх хэлтэс, нэгжийн ажилтан болон шийдвэрлэх хугацааны талаарх мэдээллийг бүртгэл-хяналтын картанд тэмдэглэж, мэдээллийн санд оруулна.Бүртгэл-хяналтын картыг 12 дугаар хавсралтад заасны дагуу бөглөнө.
3.3.12. Баримт бичгийг бүртгэхдээ албан хэрэг хөтлөлтийн программ ашиглаж байгаа бол баримт бичгийг хүлээн авсан болон хянан шийдвэрлэсэн тухай өгөгдлүүдийг холбогдох мэдээллийн санд оруулна.
Албан хэрэг хөтлөлтийн бүртгэл, хайлтын программ нь ирсэн бичгийг бүртгэх, хяналтын карт нээх, хяналтын карт хаах, түүнд тогтмол мэдээлэл нэмэх, засварлах, бүртгэлүүдэд хамаатай бүх талбараар хайлт хийх, мэдээ, тайлан гаргах зэрэг бүтэц, үйлдлүүдтэй байна.
3.3.13. Ирсэн бичгийн бүртгэлийг уламжлалт байдлаар хөтөлж байгаа бол бүртгэл-хяналтын картыг 2 хувь үйлдэн, 1 хувийг ирсэн бичгийн хамт зохион байгуулалтын нэгжид28 шилжүүлж, 2-дох хувийг бүртгэл хяналтын лавлах санд байрлуулна. Ирсэн бичгийн бүртгэлийг цаасан болон цахим бүртгэлийн хэлбэрээр хөтлөх тохиолдолд баримт бичгийг
_____________________________
*-Хэрэв баримт бичгийн бүртгэлийг гараар хөтөлж байгаа бол баримт бичгийн тухай мэдээллийг бүртгэлийн журнал буюу картанд тэмдэглэнэ.Баримт бичгийг бүртгэхдээ программ ашиглаж байгаа бол баримт бичигт дугаар олгох үйлдэл автомат горимоор хийгдэнэ.
бичиг хэргийн ажилтан 8 дугаар хавсралтад үзүүлсний дагуу ирсэн бичгийн бүртгэлд тэмдэглэнэ.
