3.4.1. Явуулах бичгийг гарын үсэг зурсан буюу батлагдсан өдөрт нь бичиг хэрэгт төвлөрүүлж бүртгэнэ. Явуулах бичгийн агуулга, хэл найруулга, стандартын бүрдлийг боловсруулсан ажилтан хариуцна.
3.4.2. Явуулах бичгийг энэхүү зааврын 14 дүгээр хавсралтад заасан маягтын дагуу явуулсан баримт бичгийн бүртгэлд бүртгэнэ. Явуулж байгаа баримт бичигт хариу ирүүлэхээр заасан бол “хариутай эсэх” гэсэн 8-р баганад оны эхнээс дугаар өгч, тэмдэглэнэ.
3.4.3. Явуулах бичгийн дугаар нь зохион байгуулалтын нэгжийн код, явуулсан бичгийн бүртгэлийн дугаараас тус тус бүрдэнэ. Жишээ нь: 02/50
Үүнд: 02- хэлтэс, нэгжийн код,
50 – явуулах бичгийн бүртгэлийн дугаар
Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаарт албан тушаалтны код, эсвэл харилцагчийн кодыг нэмж, бичиж болно.
Бүртгэлийн дугаар болон огноог баримт бичгийн явуулах болон үлдэж буй хувь дээр хэвлэмэл хуудасны тэмдэглэгээний хэсэгт бичнэ.
3.4.4. Явуулж буй бичгийн талаарх мэдээллийг бүртгэл-мэдээллийн санд оруулна. Албан хэрэг хөтлөлтийн бүртгэл-хяналтын программ нь явуулсан бичгийг бүртгэх, бичиг явуулсан байгууллагуудыг бүртгэх, явуулсан бичгийн хариу бүртгэх, дээрх бүртгэлүүдэд хамаатай бүх талбараар хайлт хийх, мэдээ, тайлан гаргах зэрэг бүтэц, үйлдлүүдтэй байна.
Бүртгэл-хяналтын картыг гараар бөглөх тохиолдолд байгууллага өөрөө явуулж буй хариутай бичигт бүртгэл-хяналтын карт шинээр нээх ба хариу бичгийн мэдээллийг ирсэн бичгийн бүртгэл-хяналтын картын “Баримт бичгийн шийдвэрлэх хугацаа” гэсэн 9 дүгээр баганад тэмдэглэнэ.
3.4.5. Зөвхөн стандартын дагуу зөв бүрдүүлсэн, бичиг хэрэгт бүртгүүлж, дугаар авсан баримт бичгийг зохих хаягаар нь явуулна. Бүрдэл дутуу буюу стандартын ямар нэг зөрчилтэй баримт бичгийг боловсруулсан ажилтанд буцаана.29 3.4.6.Шуурхай дамжуулах болон санал авах шаардлагатай төсөл, төлөвлөгөө, танилцуулга зэргийг факсаар буюу электрон шуудангаар явуулж, шаардлагатай гэж үзвэл цаасан дээрх эх хувийг шуудангаар илгээнэ.
3.4.7. Гарын үсэг зурагдаж бэлэн болсон баримт бичгийг бүртгэсэн өдөрт нь, эсвэл ажлын дараагийн өдөрт багтааж, зохих хаягаар хүргүүлнэ.
3.4.8. Бүртгэлийн дугаар авагдсаны дараа 1-р хувийг гадагш явуулж, үлдэх хувийг санал, виз, хавсралтын хамт ХХНЖ-ын дагуу холбогдох хавтаст хэрэгт хийж, хадгална. Тодорхой асуудлаар харилцсан бичгээр хэрэг бүрдүүлэхдээ ирсэн бичгийг явуулсан хариу бичигтэй нь нэг хөтлөх хэрэгт хадгалж болно.
3.4.9. Явуулах баримт бичгийг хүлээн авч шалгах, бүртгэх, ангилах, дугтуйлах, хаяглах, шуудангийн салбарт хүргэх ажлыг бичиг хэргийн ажилтан хариуцан гүйцэтгэнэ. Захидлыг дугтуйлахын өмнө зохих бүрдэлтэй эсэх, хавсралт нь бүрэн эсэх, явуулах газрын нэр, хаяг зөв эсэхийг нягтална.Зохион байгуулалтын нэгжүүдээс нэг хаягаар явуулж буй бичиг, тоотыг нэг дугтуйнд хийнэ.
3.4.10. Гадаадын байгууллага, албаны хүмүүст явуулах зарим чухал баримт бичгийг байгууллагын удирдлага үзэж, хянасан байна.
