3.1.1. Баримт бичгийг хүлээн авах, бүртгэх, хариу бичгийг төслөөр боловсруулах, батлуулах, хаягаар нь явуулах зэрэг үйл ажиллагаа буюу баримт бичигтэй ажиллах ажлын тодорхой үе шат, дарааллыг баримт бичгийн эргэлтийг зохион байгуулах гэнэ.
3.1.2. Баримт бичгийн эргэлтийг оновчтой зохион байгуулах үндсэн зарчмууд нь:
-баримт бичгийг хүлээн авах, явуулах ажлыг зөв зохистой төвлөрүүлэх,
-баримт бичгийг аль болох цөөн дамжлагаар хянан шийдвэрлэх,
-нэг төрлийн баримт бичгийг дамжуулах, хянан шийдвэрлэхэд ижил маршрут тогтоох,
-баримт бичиг, түүнтэй холбогдсон бүх мэдээллээр өгөгдлийн нэгдсэн сан үүсгэх зэрэг болно.
3.1.3. Байгууллагын үйл ажиллагаанд өдөр тутам үүсч хөтлөгдөж буй баримт бичиг, мэдээллийн урсгалыг гаднаас ирсэн, явуулсан, дотооддоо үүссэн баримт бичгүүд гэж ангилах бөгөөд боловсруулалтын хувьд тус бүрдээ онцлогтой байна.
Байгууллага нь баримт бичигтэй ажиллах ажлыг 4, 5, 6-р хавсралтад заасны дагуу зохион байгуулна.
3.1.4. Байгууллагад ирсэн аливаа баримт бичиг, өргөдөл, гомдлыг бүртгэх, түүнд тавих хяналт нь зохих программ хангамжийн дагуу компьютерийн санамжид орсон байна.
Байгууллага нь албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаандаа “Мэдээлэл ба баримтжуулалт.Албан хэрэг хөтлөлтийн менежмент” MNS 15489-2007 стандартад заасан аргачлалын дагуу судалгаа, дүн шинжилгээ хийж, бодлогын даалгавар боловсруулж, батлуулсны үндсэн дээр албан хэрэг хөтлөлтийн программыг сонгох, турших, нэвтрүүлэх ажлыг зохион байгуулна.
3.1.5. Албан хэрэг хөтлөлтийн бүртгэл, хайлтын программ нь дараах үндсэн шаардлагыг хангасан байвал зохино.
-сүлжээний горимд клиент-сервер зарчмаар ажилладаг байх,
-мэдээллийн сүүлийн үеийн дэвшилтэт технологи ашигласан, цаг хугацааны болон зардлын хувьд хэмнэлттэй, орчин үеийн офисын ажлын зарчим, шаардлагыг бүрэн хангасан байх, 25 -баримт бичгийг бүртгэл- мэдээллийн санд оруулах, өгөгдлүүдийг боловсруулах, бүх түвшингээр хайлт хийх зэрэг олон талын үйлдлүүдтэй байх,
-баримт бичгийн шийдвэрлэлтэнд тавих хяналтыг сайжруулсан, холбогдох мэдээ тайланг үнэн зөв, түргэн шуурхай гаргадаг, албан бичгийн хариу өгөх хугацаа хэтэрсэн бол дохиолол өгч мэдэгдэх, хугацаа хэтэрсэн бичгийг дэлгэрүүлж харах зэрэг хэрэглэгчид олгосон байх,
-мэдээллийн нууцлал, аюулгүй байдлыг хангасан, бүх мэдээлэл серверт хадгалагдаж архивлагддаг байх,
-албан хэрэг хөтлөлт, бичиг хэргийн эргэлтийн зохион байгуулалтын үндсэн шат дамжлагыг автоматжуулсан, ажил хэргийн явцыг удирдлага шат шатандаа хянах, удирдах, өгөгдлийн санд алсын зайнаас нэвтэрч мэдээлэл авах, сүлжээний орчинд мэдээллийг шуурхай дамжуулах, баримт бичгийн төсөл дээр багаар ажиллах зэрэг боломжийг бүрдүүлсэн байх,
-архив, албан хэрэг хөтлөлтийн заавар, журам, стандартад нийцсэн, хэрэглэхэд энгийн хялбар, ашиглалтын хувьд найдвартай, өргөтгөл хийх боломжтой, 10-аас доошгүй байгууллагад туршиж, нэвтрүүлсэн байх.
3.2. Ирсэн бичгийг хүлээн авах, боловсруулах
3.2.1. Ирсэн бичгийг бичиг хэрэгт төвлөрсөн журмаар хүлээн авна. Ирсэн бичгийг хүлээж авсны дараа урьдчилан танилцах, ангилах, бүртгэх, удирдлагад танилцуулж цохолт хийлгэх, холбогдох ажилтанд шилжүүлэх зэрэг ажилбарууд хийгдэнэ.
3.2.2. Албан бичгийг хүлээж авахдаа юуны өмнө зөв хаягласан, бүрдэл бүрэн эсэхийг шалгана. Баримт бичиг буруу хаягласан, бүрдэл дутуу зэрэг зөрчилтэй бол ирсэн хаягаар нь буцааж хүргүүлэх арга хэмжээ авна.
3.2.3. Гарт нь, нууц гэсэн бичгийн дугтуйг задлалгүй, гаднах хаягаар нь бүртгэн тэмдэг дараад, холбогдох ажилтанд шилжүүлнэ. Нууцын зэрэглэлтэй баримт бичгийг байгууллагын нууцын ажилтан хүлээн авч, бүртгэн удирдлагад биечлэн танилцуулна.
3.2.4. Байгууллагын удирдлагын нэр дээр ирүүлсэн факсыг бичиг хэрэгт хүлээн авна. Зохион байгуулалтын нэгжүүд өөрийн факсаар хүлээн авсан баримт бичгийг зохих журмын дагуу бүртгэж, шийдвэрлэх бөгөөд байгууллагын удирдлагад зайлшгүй танилцуулах шаардлагатай бол бичиг хэрэгт бүртгүүлэхээр шилжүүлнэ.
3.2.5. Байгууллагын электрон шуудангийн албан ѐсны хаягаар ирсэн цахим баримтыг бичиг хэрэгт хүлээн авч, бүртгэнэ. 26 Зохион байгуулалтын нэгжийн электрон шуудангийн хаягаар ирсэн баримт бичиг, мэдээллийг удирдлагад танилцуулах шаардлагатай бол дотоод сүлжээгээр бичиг хэргийн ажилтанд, эсвэл холбогдох албан тушаалтанд дамжуулж болно.
3.2.6. Яаралтай бичгийг ирсэн даруйд нь бүртгэнэ. Бусад бичгийг ирсэн өдөрт нь багтаан, хэрэв амралтын өдрүүд таарсан бол ажлын эхний өдөрт бүртгэж, шилжүүлнэ.
Албан бичгийг зохион байгуулалтын нэгж, ажилтанд хаяглан ирүүлсэн бол удирдлагад танилцуулахгүйгээр шууд бүртгэж, холбогдох хаягаар шилжүүлнэ.
3.2.7. Байгууллагад ирсэн бичгийг урьдчилан танилцсан үндсэн дээр яаралтай шийдвэрлэх, удирдлагад танилцуулах, холбогдох ажилтанд шууд шилжүүлэх гэж ангилна.
3.2.8. Удирдлагад танилцуулахаар ангилж ялгасан баримт бичгийг зохих журмын дагуу бүртгэсний дараа удирдлагад цохолт хийлгэхээр шилжүүлнэ.
Байгууллагын электрон шуудангийн хаягаар ирсэн цахим баримтыг удирдлагад файлаар, эсвэл түүнийг хэвлэж, цаасан хуулбараар танилцуулна.
3.2.9. Удирдлага танилцаж, цохолт хийсэн баримт бичгийг бичиг хэрэгт буцаах бөгөөд удирдлагаас өгсөн үүрэг, даалгаврын утгыг бүртгэл мэдээллийн санд оруулсны дараа холбогдох хэлтэс, ажилтанд шилжүүлнэ. Бүртгэсэн баримт бичгийн эхийг бичиг хэрэгт үлдээж, хариуцан шийдвэрлэх ажилтанд баримт бичгийн хуулбарыг шилжүүлнэ*.
