2.5.1. Баримт бичгийг текст хянах Windows, word программыг ашиглан “Монгол хэлний компьютерийн үсгийн тогтолцоо. Кирил ба Монгол үсгийн нэгдсэн код” MNS 5552:2005 стандартаар үйлдэнэ.
2.5.2. Баримт бичгийг Arial, Times new roman зэрэг үсгийн фонтыг ашиглан бичих бөгөөд текстэн мэдээллийн үсгийн хэмжээ нь 12-14, хүснэгтэн мэдээллийнх 10-12 байна. Бичгийн мөр хоорондын зайг 1.0-1.5-аар авна.Олшруулах шаардлагатай текстэн мэдээллийг компьютерт шивэхдээ мөр хоорондын зайг 2.0-оор авч бичнэ.
Баримт бичгийг боловсруулах компьютер нь Unicode-ийг дэмждэг үйлдлийн системтэй байна.Компьютерт баримтын бичвэрийг бичиж эхлэхээс өмнө цаасны хэмжээг сонгож, хуудасны захын хэмжээг тохируулна.
2.5.3. Баримт бичгийн бүрдлүүд хэд хэдэн мөрөөр бичигдэх тохиолдолд мөр хоорондын зайг 1.0-ээр авна. “Харилцагч байгууллагын хаяг”, “Баталсан тухай тэмдэглэл” зэрэг бүрдлүүдийг хооронд нь 1.5-2.0 мөр хоорондын зайтай бичих бөгөөд харин “Баримт21 бичгийн тэргүү”, “Гарын үсэг” зэрэг бүрдлийг бичвэрээс мөр хоорондын зайг 2-3-аар авч, байрлуулна.
2.5.4. Баримт бичгийн нэрийг том үсгээр буюу эхний үсгийг томоор бичнэ.
Гарын үсэг бүрдэлд гарын үсгийн тайлалыг албан тушаалын нэрний сүүлийн мөртэй нэг шугаманд, гарын үсэг зурах зайтайгаар байрлуулна.
2.5.5. “Баримт бичгийн тэргүү”, “Хавсралтын тухай тэмдэглэл”, “Хуулбарыг баталсан тухай тэмдэглэл”, “Гарын үсэг” бүрдлийг хэвлэмэл хуудсанд хуудасны зүүн захаас зай авч бичнэ.
2.5.6. Баримт бичгийн шинэ санаа бүрийг догол мөрнөөс эхлэн бичнэ..
2.5.7. Хоѐр ба түүнээс дээш хуудастай баримт бичгийг хоѐрдугаар хуудаснаас эхлэн араб тоогоор дугаарлана. Дугаарыг хуудасны дээд захад голлуулж, байрлуулна.
2.5.8. Компьютерийн санамжид баримт бичгийг эмх цэгцтэй хадгалах, ашиглах талаар дараах журмыг баримтална. Үүнд:
-цахим баримтыг компьютерт хадгалахдаа тодорхой нэрээр файл, хавтас үүсгэн төрөлжүүлж хадгалах,
-ажил хэргийн эмх цэгц, шуурхай байдлыг хангах үүднээс байгууллагын үйл ажиллагаанд байнга үүсч хөтлөгддөг үндсэн баримт бичгүүдийн ижилтгэсэн загвар “бэлдэц”-ийг стандартын дагуу боловсруулж, мэдээллийн санд хадгалж, ашиглах журмыг хэвшүүлэх,
-компьютерт зөвхөн албан ѐсны, батлагдсан баримт бичгийн цахим хувийг хадгалж, ноорог хувийг тухай бүр устгаж байх,
-хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтыг цахим байдлаар хөтөлж, файл болон хавтсуудыг түүний дагуу төрөлжүүлж, албан хэрэг бүрдүүлэх,
-баримт бичгийг хэд хичнээн хувь хэвлэж, олшруулахыг журамлан тогтоосон байх,
-төслөөр боловсруулагдаж буй баримт бичгийг цаасан дээр хэвлэхгүйгээр дотоод сүлжээгээр дамжуулж, ашиглахад анхаарах,
-файлуудыг хадгалах, архивлах, устгах талаар нэгдсэн журам гаргаж, мөрдөх.
