Албан баримт бичгийг албан хэрэг хөтлөлтийн цуврал стандартад тодорхойлсон бүрдлүүдийн дагуу доорхи журмаар зохиож үйлдэнэ.
2.3.1.Төрийн сүлд, соѐмбо
Захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд төрийн сүлд, соѐмбыг төвийн байрлалаар, албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд төвийн болон хажуугийн байрлалаар, байгууллагын нэрийн дээр голлуулж, MNS5142:2002 стандартад заасны дагуу хэвлэнэ.
2.3.2. Бэлэгдэл ба барааны тэмдэг
Компани, аж ахуйн нэгжийн бэлэгдэл тэмдэг /лого/-ийг хэвлэмэл хуудсанд байрлуулахдаа компанийн дүрэм, түүнийг үүсгэн байгуулсан тухай шийдвэрийг үндэслэнэ.
2.3.3. Байгууллагын нэр
Байгууллагын нэрийг хэвлэмэл хуудсанд бичихдээ түүнийг үүсгэн байгуулсан тухай холбогдох шийдвэрийг үндэслэнэ.Хэвлэмэл хуудсанд байгууллагын албан ѐсны, бүтэн нэрийг бичнэ.Мөн байгууллагын зохион байгуулалтын статус, өмчийн хэлбэрийг түүний нэрийн ард заана.
Хэрвээ хэвлэмэл хуудсанд удирдах дээд байгууллагын нэрийг бичих шаардлагатай бол түүнийг байгууллагын нэрийн дээр жижиг үсгээр бичнэ.8 Байгууллагын зохион байгуулалтын нэгжүүд болон төв, орон нутгийн салбар нь албан бичгээр харилцах эрхтэй бол тэдгээрийн нэрийг хэвлэмэл хуудсанд байгууллагын нэрийн дор бичнэ.
2.3.4. Байгууллагын хаяг
Хэвлэмэл хуудсанд байгууллагын албан ѐсны хаяг заавал байх бөгөөд дараах бүрдэлтэй байна. Үүнд:
а/ шуудангийн хаяг,
б/ зип код буюу улсын бүртгэлийн дугаар,
в/ электрон шуудан, и-мэйлийн хаяг
г/ утас, факсын дугаар.
2.3.5. Баримт бичгийн нэр
Дотооддоо боловсруулсан буюу гадагш явуулж буй баримт бичгийн нэр нь байгууллага, аж ахуйн нэгж, компанийг үүсгэн байгуулах тухай баримт бичгээр тодорхойлогдсон, албан хэрэг хөтлөлтийн стандартад заасан удирдлагын баримт бичгийн нэр төрөлд нийцсэн байх бөгөөд албан бичгээс бусад баримт бичигт тэдгээрийн нэрийг заавал бичнэ.
2.3.6. Баримт бичгийн огноо
Баримт бичгийн огноог араб тоогоор он, сар, өдөр гэсэн дарааллаар бичнэ.Өдөр ба сарын тоог цэгээр зааглан, хоѐр хос араб тоогоор, харин оныг дөрвөн араб тоогоор тэмдэглэнэ. Жишээ нь: 2007.03.06
Захирамжлалын болон хяналт шалгалт, санхүүгийн холбогдолтой баримт бичгийн огноог тоо, үсэг оролцуулан бичиж болно.
Албан бичгийн огноог хэвлэмэл хуудсанд заасан тэмдэглэгээний дотор гараар бичнэ.
Хэд хэдэн байгууллага хамтарч боловсруулсан баримт бичигт огноог хамгийн сүүлд гарын үсэг зурсан өдрөөр бичнэ.
2.3.7. Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар
Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар нь түүнийг бичиг хэрэгт бүртгэх үед олгосон тооны болон үсэг, тооны холимог индекс болно.Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар нь зохион байгуулалтын нэгжийн код, тухайн баримт бичгийн бүртгэлийн дугаараас бүрдэнэ.
Баримт бичгийг гол төлөв байгууллагад хүлээн авсан буюу гадагш явуулсан дарааллаар, оны эхнээс нэгдсэн дугаар өгч, бүртгэнэ.
Баримт бичигт гарын үсэг зурсан буюу түүнийг хэлэлцэж, баталсны дараа бичиг хэрэгт хүлээн авч, бүртгэнэ.9 Хоѐр байгууллага хамтран гаргасан баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар нь байгууллага тус бүрийн бүртгэлийн дугаараас бүрдэх бөгөөд тэдгээрийг хооронд нь ташуу зураасаар холбож, баримт бичигт байгаа зохиогчийн нэрийн дарааллын дагуу бичнэ.
Огноо байхгүй, бүртгэлийн дугаар аваагүй баримт бичгийг гадагш явуулахыг хориглоно.
2.3.8. Хариутай бичгийн огноо, дугаар
Хариутай бичгийн огноо, дугаарыг хэвлэмэл хуудсанд заасан тэмдэглэгээний дотор араб тоогоор, гараар бичнэ.Энэ тохиолдолд тэргүү бичихгүй.
2.3.9. Харилцагчийн нэр хаяг
Албан бичгийг байгууллага, түүний зохион байгуулалтын нэгж, албан тушаалтан болон хувь хүмүүсийн нэр дээр хаяглаж, явуулна.
Албан бичгийг байгууллагад хаяглахдаа түүний албан ѐсны нэрийг бүтнээр бичнэ.
Өргөдөл, гомдол, саналын хариуг тухайн иргэний нэр дээр түүний хаягаар явуулна.
Удирдах албан тушаалтан болон гадаадын байгууллага, хүмүүст илгээх бичигт “танаа”, “ноѐн”, “хатагтай” гэсэн үг хэрэглэнэ.
Албан тушаалтанд бичиг хаяглахдаа цэргийн болон эрдмийн цол, хавсран гүйцэтгэж буй албан тушаалын нэрийг зааж болно.
Баримт бичигт 4-ээс илүүгүй хаяг байна.Хэрэв 4-ээс дээш байгууллагад бичиг явуулах бол тэдгээрийн нэрсийн жагсаалтыг тусад нь үйлдэх бөгөөд баримт бичиг дээр зөвхөн тухайн харилцагчийн хаягийг бичнэ.
