2.4.4.1. Байгууллагын албан бичгийг холбогдох зохион байгуулалтын нэгж, ажилтнууд бэлтгэнэ.
2.4.4.2. Албан бичиг төлөвлөхөд дараах нийтлэг шаардлага тавигдана:
Албан бичгийн хэл найруулга нь утга төгөлдөр, түүний агуулга хууль, эрх зүйн үүднээс зөв томъѐологдсон, товч тодорхой, засвар оруулгагүй, этгээд болон бүдүүлэг үг хэллэг хэрэглээгүй, зөв бичих дүрмийн дагуу бичигдсэн бөгөөд албан бичгийн стандартад бүрэн нийцсэн байна.
2.4.4.3. Албан бичигт дараах бүрдлүүд байна. Үүнд:
-байгууллагын нэр
-огноо
-баримт бичгийн дугаар
-харилцагч байгууллагын хаяг
-баримт бичгийн тэргүү
-бичвэр
-хуулбарыг явуулсан тухай тэмдэглэл
-гарын үсэг
-тамга, тэмдэг
-боловсруулсан тухай тэмдэглэл
2.4.4.4. Албан бичгийг урьдчилан бэлтгэсэн А4 хэмжээтэй, хэвлэмэл хуудсан дээр зохиож үйлдэнэ. Албан бичиг нэг хуудсанд багтахгүй бол сүүлийн 3-4 мөр өгүүлбэрийг дараагийн хуудсанд оруулж, бичнэ.Түүнчлэн хуудаснаас хуудсанд өгүүлбэрийг тасалж бичихгүй, дараагийн үргэлжлэх өгүүлбэрийг шинэ хуудаснаас эхлэн бичнэ.19
2.4.4.5.Албан бичгийг тодорхой нэг асуудлаар бэлтгэж явуулна.Харин нэг байгууллагад шийдвэрлэгдэх, өөр хоорондоо холбоотой асуудлуудаар нэг албан бичиг төлөвлөж явуулна.
2.4.4.6. Албан бичиг, захидал үндсэн 2 хэсгээс бүрдэнэ. Нэгдэх хэсэгт баримт бичгийг зохиож бүрдүүлсэн зорилго, үндэслэл, шалтгааныг дурдаж, хоѐрдох хэсэгт санал, хүсэлт, дүгнэлт, шийдвэрийг тодорхой тусгана.
2.4.4.7. Албан захидлыг байгууллагын нэрийн өмнөөс боловсруулж, явуулах бөгөөд эрх хэмжээнийхээ хүрээнд байгууллагын дарга, холбогдох албан тушаалтнууд гарын үсэг зурна. Удирдах дээд газарт болон байгууллагын удирдлагад хаяглан явуулж буй баримт бичигт байгууллагын дарга гарын үсэг зурна.
2.4.4.8. Албан захидал нь товч буюу дэлгэрэнгүй байж болно. Товч утгатай захидлыг 1-2 хуудсанд багтааж бичнэ.Тодорхой нотолгоо, үндэслэл, тайлбар, санал, дүгнэлт шаардсан асуудлаар дэлгэрэнгүй захидал төлөвлөх бөгөөд хэмжээний хувьд 5 хүртэл хуудастай байна.
